Veel offertes sterven een stille dood doordat de opvolging ontbreekt of de scope onduidelijk is. Met een simpele workflow voorkom je dat werk blijft liggen én verklein je discussie achteraf. Hieronder staat een compacte flow die past bij zzp’ers en kleine teams.

De 6 stappen in het kort

  1. Intake + samenvatting (1 alinea)
  2. Offerte met heldere scope (wel / niet)
  3. Vervolgstap concreet in de offerte
  4. Opvolgmomenten vastleggen (2 momenten)
  5. Werk afronden met korte oplevercheck
  6. Factuur sturen binnen 24 uur

1) Intake + samenvatting

Na het gesprek stuur je één korte samenvatting terug:

Zo voorkom je misverstanden vóórdat de offerte de deur uit gaat.

2) Offerte met scope in mensentaal

Maak de scope leesbaar met “wel / niet”:

Dit maakt het besluit makkelijker en voorkomt discussies later.

3) Zet de vervolgstap letterlijk op papier

Voorbeeld:

“Akkoord? Dan plannen we deze week nog de intakecall en starten we maandag.”

Zonder vervolgstap blijft een offerte hangen in “ooit”.

4) Twee vaste opvolgmomenten

Leg direct twee momenten vast:

Zo blijf je professioneel zonder te pushen.

5) Oplevercheck (5 minuten)

Maak een mini‑checklist met 3 items:

Het houdt de laatste stappen strak en voorkomt losse eindjes.

6) Factuur binnen 24 uur

Stuur de factuur direct na oplevering. Snelheid verhoogt de betaalbereidheid en verkleint het risico op “vergeten” betaalmomenten.

Mini-template: korte workflow in 6 regels

Gebruik dit als basis in je eigen notities:

  1. Samenvatting + resultaatzin
  2. Offerte met wel/niet-scope
  3. Volgende stap expliciet
  4. Follow‑up dag 3 & 7
  5. Oplevercheck
  6. Factuur binnen 24 uur

Waarom dit werkt

Wil je later opschalen? Dan kun je deze stappen makkelijk automatiseren in een CRM of facturatietool, maar het systeem werkt ook prima als je solo bent.