Uren bijhouden voelt vaak als extra werk. Toch helpt het je om beter te plannen, eerlijker te factureren en minder discussie te krijgen. Het trucje: maak het systeem zó klein dat je het wél blijft doen.
Hier is een minimalistische aanpak die werkt voor zzp en kleine teams.
1) Kies één moment per dag
Geen apps die je de hele dag moet openen. Kies één vast moment:
- einde werkdag (5 minuten)
- direct na je laatste afspraak
- of vlak vóór je laptop dichtgaat
Consistentie is belangrijker dan perfectie.
2) Werk met 4 vaste categorieën
Maak het simpel. De meeste uren passen in vier bakken:
- klantwerk (facturabel)
- acquisitie/marketing
- administratie
- ontwikkeling/leren
Meer detail kan later altijd nog.
3) Noteer in blokken, niet per minuut
Gebruik blokken van 30 of 60 minuten. Dat is snel en voorkomt twijfel.
Voorbeeld:
- 2,0 uur klantwerk (project X)
- 0,5 uur administratie
4) Gebruik één simpele plek
Kies één plek en blijf daarbij:
- een spreadsheet
- een notitie in je agenda
- of een vaste notitie-app
Pas als je dit volhoudt, is het zinvol om te automatiseren.
5) Maak het zichtbaar voor jezelf
Zet een mini-overzicht bovenaan je week:
- totaal facturabel
- totaal niet‑facturabel
- open uren (nog niet ingevoerd)
Een simpel overzicht voorkomt achterstanden.
Snelle start (15 minuten)
- Maak een lijstje met je vier categorieën.
- Zet een terugkerende reminder op je vaste moment.
- Noteer vandaag in 3 blokken wat je hebt gedaan.
- Houd dit 5 werkdagen vol.
Als je 5 dagen haalt, is je systeem sterk genoeg.
Veelgemaakte valkuilen
- te gedetailleerd willen starten
- verschillende tools tegelijk gebruiken
- wachten tot alles “perfect” is
Begin klein, houd vol, en verbeter daarna.